با گسترش استفاده از سامانه مؤدیان و صورتحساب‌های الکترونیکی، کنترل و تطبیق اطلاعات ثبت‌شده در این سامانه با اسناد و دفاتر حسابداری به یکی از اقدامات مهم در مدیریت امور مالیاتی شرکت‌ها تبدیل شده است.
هرگونه اختلاف میان اطلاعات ثبت‌شده در سامانه و اطلاعات سیستم حسابداری باید بررسی شود تا علت آن مشخص شود. البته وجود مغایرت لزوماً به معنای تخلف مالیاتی نیست و ممکن است ناشی از تفاوت زمان ثبت، اشتباه در ورود اطلاعات یا اصلاحات انجام‌شده در صورتحساب‌ها باشد.
۱. بررسی اطلاعات فروش
یکی از نخستین اقدامات، تطبیق صورتحساب‌های فروش ثبت‌شده در سامانه مؤدیان با اسناد فروش و حساب‌های درآمدی شرکت است. حسابداران باید مبلغ معاملات، تاریخ صدور صورتحساب، مشخصات خریدار و سایر اطلاعات مرتبط را بررسی کنند.
این کنترل می‌تواند به شناسایی ثبت‌های تکراری، اطلاعات ناقص یا اختلاف‌های احتمالی میان سیستم حسابداری و سامانه کمک کند.
۲. تطبیق اطلاعات خرید و هزینه‌ها
اطلاعات صورتحساب‌های خرید نیز باید با اسناد حسابداری و مدارک مربوط به معاملات تطبیق داده شوند. بررسی مشخصات فروشنده، مبلغ صورتحساب و ارتباط آن با اسناد ثبت‌شده، در کنترل صحت اطلاعات مالی اهمیت دارد.
همچنین، ثبت یک صورتحساب در سامانه به‌تنهایی به معنای پذیرش قطعی هزینه یا اعتبار مالیاتی آن نیست و شرایط قانونی مربوط باید جداگانه بررسی شود.
۳. بررسی صورتحساب‌های اصلاحی و برگشت از فروش
صورتحساب‌های اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش می‌توانند بر اطلاعات فروش، خرید و محاسبات مالیاتی تأثیر بگذارند. اگر این موارد در سامانه و سیستم حسابداری به‌صورت هماهنگ ثبت نشوند، احتمال ایجاد اختلاف در گزارش‌های مالی افزایش می‌یابد.
به همین دلیل، حسابداران باید وضعیت صورتحساب‌های اصلاح‌شده را بررسی کنند و از انعکاس صحیح آثار آن‌ها در اسناد حسابداری اطمینان حاصل کنند.
۴. کنترل زمان ثبت اطلاعات
گاهی اختلاف اطلاعات ناشی از ثبت یک معامله در دوره‌های زمانی متفاوت است. برای مثال، ممکن است تاریخ صدور صورتحساب با زمان ثبت سند در سیستم حسابداری یکسان نباشد.
در چنین شرایطی، بررسی تاریخ معامله، دوره مالی مربوط و زمان ثبت اطلاعات می‌تواند به شناسایی علت مغایرت کمک کند.
۵. تطبیق اطلاعات پیش از تهیه اظهارنامه مالیاتی
پیش از نهایی کردن اظهارنامه‌های مالیاتی، بهتر است اطلاعات مرتبط با فروش، خرید و سایر اقلام مالی بررسی شوند. این کار به شناسایی اختلاف‌های احتمالی و اصلاح اشتباهات پیش از ارسال گزارش‌های مالیاتی کمک می‌کند.
البته نحوه انعکاس اطلاعات در اظهارنامه باید متناسب با نوع اظهارنامه، مقررات مربوط و وضعیت مالیاتی مؤدی تعیین شود.
چگونه مغایرت‌های مالیاتی را کاهش دهیم؟
برای کاهش مغایرت‌ها، شرکت‌ها می‌توانند یک برنامه منظم برای کنترل صورتحساب‌های الکترونیکی، بررسی اسناد حسابداری و پیگیری وضعیت صورتحساب‌های اصلاحی تدوین کنند.
همچنین، تعیین مسئول مشخص برای کنترل اطلاعات، تهیه گزارش‌های تطبیقی دوره‌ای و نگهداری مستندات مربوط به اصلاحات، به افزایش دقت فرایندهای حسابداری و مالیاتی کمک می‌کند.
جمع‌بندی
تطبیق اطلاعات سامانه مؤدیان با دفاتر حسابداری، اقدامی مهم برای بهبود کیفیت اطلاعات مالی و کاهش خطاهای احتمالی در تهیه گزارش‌های مالیاتی است. شناسایی به‌موقع مغایرت‌ها و بررسی علت آن‌ها می‌تواند از انتقال اشتباهات به مراحل بعدی حسابداری و تهیه اظهارنامه جلوگیری کند.
شرکت‌ها با اجرای کنترل‌های منظم و استفاده از روش‌های دقیق تطبیق اطلاعات، می‌توانند مدیریت مؤثرتری بر اسناد مالی و تکالیف مالیاتی خود داشته باشند.
